(ÇOK ÖNEMLİ! ) SGK KOLİ TESLİMİ DEĞİŞİKLİLERİ VE POSTA/KARGO GÖNDERİMİ HAKKINDA

---

Değerli Meslektaşlarımız,

Kavaklıdere Sağlık Sosyal Güvenlik Kurumu SGK Kutu Teslim Standartlarını değiştirmiştir. Sarı ve Beyaz kutular artık gönderilmeyecek. Kutu ebatları aynı olacak.

Söz konusu değişiklikler 1 Temmuz 2022 tarihi itibariyle teslim alınacak, Haziran 2022 dönemi fatura ve eki belgeleri içeren koliler için başlayacak.

Buna göre;

1.) A grubu, B grubu ve C grubu sıralı dağıtım reçetelerini içeren evrakların, hepsi bir arada ve (4,5cm x 29cm x 40cm ebatlarında) mavi renkli tek koli (tek koliye sığmaması halinde aynı ebat ve renkte birden fazla koli) içerisinde, bantlı olacak şekilde teslim edilmesi uygun bulunmuştur. Koli içerisine A , B ve C gruplarına ait  reçete listelerinin ve  e- reçete çıktılarının konulmaması, sadece  C grubu reçeteler için oda onaylı sıralı dağıtım listesinin konmasının; bunun yanı sıra, her grup için 1'er adet döküm özet bilgisi ve 1'er adet fatura konulacak.

- Bir adet (sığmadığı durumda birden fazla adet) mavi koli içerisinde Kuruma teslim edilecek A grubu, B grubu ve C grubu sıralı dağıtım reçeteleri ile evraklarının, birbirine karışmayacak şekilde, her bir grup için ayrı ambalajlar (dosya, poşet, zarf, yarım klasör vb.) halinde düzenlenip, koli içerisine konulması gereklidir.( Örnek Düzen )

- Koli üzerine, poşet dosya içerisinde, koli içeriğinde bulunan her bir döküm / fatura grubu için, A, B, C şeklinde okunaklı, sıralı ve zımbalı olarak, eczane sicil ve evrak döküm numaralarına ait barkodları içeren "döküm özet bilgisi" çıktısının ikişer nüsha olarak şeffaf poşet içersine  (ABC bir zımbalı ve ABC ikinci zımbalı şeklinde) düşmesini engelleyecek biçimde yapıştırılması gerekmektedir. Koli üzerinde eczane bilgilerinin yanı sıra, üç grup bilgilerinin de bulunmasında fayda olacaktır.  (Örnek  Düzen )Teslim edilen evraklar içerisinde C grubuna ait reçeteler bulunup bulunmadığının koli üzerine bilgi olarak yazılması kayıt işlemi sırasında ayrıca önem arz etmektedir.(Örnek Düzen)

2.) Kan Ürünü reçetelerini içeren evraklar için, koli rengi (gri renkli) ve standardı (4,5cm x 29cm x 40cm ebatlarında) değiştirilmeden, içeriğindeki (oda onaylı sıralı dağıtım listesi dahil) evrakların, dağılmayacak şekilde, zarf içerisine yerleştirilip (zarf üzerinde eczane bilgileri de yer alacak şekilde) koliye konularak teslim edilmesi ve yine koli üzerine "Barkodlu Döküm Özet Bilgisi" çıktısının ikişer nüsha olarak zımbalanması / yapıştırılması gerekmektedir.

3.) Yurtdışı ve Yurtdışı Kan Ürünü reçetelerini içeren evrakların tesliminde de koli renk ve ebadında, herhangi bir uygulama değişikliğine gidilmeden, (4,5cm x 29cm x 40cm ebatlarında) turuncu renkli koli içerisinde ve her bir yurtdışı ülkesi faturası ve ekleri, birbirine karıştırılmadan  (Almanya, Hollanda vs.), ayrı ambalajlar (zarf içerisine yerleştirilip, zarf üzerinde eczane bilgileri de belirtilmiş) halinde düzenlenmiş biçimde, aynı koliye konularak teslim edilmesi, inceleme ve ödeme kolaylığı sağlayacaktır. Yine koli üzerine: "barkodlu döküm özet bilgisi" çıktısının her ülke için alfabetik sıralı olarak ikişer nüsha, zımbalı olarak, şeffaf poşet içerisinde düşmeyecek şekilde yapıştırılması gerekmektedir. (Örnek Düzen  )

Ülke Sıralaması;

• Almanya
• Avusturya
• Belçika
• Çekya
• Fransa
• Hollanda
• Kıbrıs
• Makedonya
• Romanya

4.) Tıbbi Malzeme-Medikallere ait fatura ve eki belgelerin tesliminde, koli ebat ve renklerinde herhangi bir uygulama değişikliğine gidilmeyecektir :

1. Medikal 1. Grup (Tıbbi Sarf) : Pembe
2. Medikal 2. Grup (Hasta Alt Bezi) : Siyah
3. Medikal 3. Grup (Ortez Protez) : Mor

 "eczane sicil ve referans barkodlu döküm özet bilgisi" çıktısı da yine ikişer nüsha olarak, koli üzerine, şeffaf poşet içerisinde düşmeyecek şekilde yapıştırılmaya devam edilecektir.

Bunun yanı sıra kargo ile gönderen meslektaşlarımız aşağıda belirtilen hususlara dikkat etmesi gerekir.

Kargo firmalarınca yapılan hatalar ve bunlara ilişkin taraflarca alınması uygun görülen önlemler;

               Bu hataların başlıcaları :

- Koliler eksik teslim edildiği halde, "kargo takip sistemi"ne tam teslim edilmiş şekilde kaydedilmesi,

- Teslim edilmemiş kolilerin ise "kargo takip sistemi"nde teslim edilmiş gösterilmesidir. Bu işlem teslim aşamasında herhangi bir bilgiye ihtiyaç duymadan, kargo şirketlerinin  önceki kayıtlarından ellerinde bulunan, çalışanlarımızın kişisel bilgileri (isim-soy isim, TC Kimlik No vb.) "kargo takip sistemi"ne kaydedilerek, "Teslim Alan..." şeklinde işlenmesi ile yapılmaktadır.

               Bu sorunları önleyebilmek amacıyla, taraflarca yapılabilecekler şöyle sıralanmıştır:

               1- Kargo/Posta yoluyla gönderilecek birden fazla koli için, bunların taşınma sırasında birbirinden ayrılmasının, dağılıp dökülmesinin engellenmesi için, hepsinin ayrıca tek bir karton koli içerisine konularak aynı anda gönderilmesi (Bazı eczaneler bu şekilde evrak göndermektedir.) veya kolilerin birbirinden ayrılmayacak şekilde sıkıca bantlanması gereklidir.

               2- Kargo-posta kuruluşları ile görüşmeler yapılarak: kendi sistemleri üzerinde "Kurum teslimlerine özel" bir sayfa oluşturulması ve bu sayfa içerisinde, gönderi içeriğinin (Eczane Sicili, Eczane İsmi ve Eczacı ismi gibi) açıkça belirtilmesi sağlanmalıdır. Kargo-posta kuruluşları, evrak kayıt birimine teslim için getirecekleri fatura ve eki belgeler için bu sistem üzerinden alınacak ayrıntılı bir liste ile yola çıktıklarında, hataların en aza indirilmesine de yardımcı olacaklardır. Bu şekilde, karşılıklı mutabakat gerçek anlamda sağlanabilecektir.

               Kargo firmalarınca, eczaneler tarafından teslim edilen fatura ve eklerinin Kuruma gönderiminde kullanması için özel bir kod oluşturması ve bu kodun yalnızca bu tür gönderilerde kullanılmasının uygun olacağı düşünülmüştür. Örnek olarak, Yurtiçi Kargodan SGK İskitler Fatura Kabul Birimi için  947209916   nolu sözleşme kodu kullanılabileceği bilgisi alınmıştır. Böylece, kolilerin teslim edilmemesi veya yanlış yerlere teslim etmesi sorunu asgariye indirilmiş olacaktır.

               3- Kargo/Posta yoluyla Kuruma gönderilen her bir evrak'ın takibi Eczacı tarafından yapılmalıdır. Gönderi, ilgili kargo/posta firmasının sisteminde "teslim edilmiş" görünse dahi, 2 iş günü geçmesine rağmen, MEDULA Eczane Sisteminde fatura durumunun "Kuruma Teslim Alındı" şeklinde güncellenmemesi halinde, eczacı tarafından Kurum yetkilileri ve kargo/posta firması ile bağlantıya geçilmelidir. Bu şekilde bir erken müdahale, olası sorunların çözüme kavuşturulmasında etkili olacaktır.

ÖRNEK RESİMLER(Resmi büyütmek için üzerini tıklayınız.)